"Comptabilité", 2010, N 6
Les autorités fiscales sont attentives à la non-utilisation des documents ou aux défauts dans leur exécution, qui font souvent l'objet de litiges. L'utilisation de ces formulaires est-elle obligatoire ?
Unification des formes de documentation comptable primaire. Les autorités fiscales ont le droit d'exiger du contribuable des documents qui servent de base au calcul et au paiement des impôts sous les formes établies par l'organe exécutif fédéral compétent.
De quels formulaires parlons-nous et les documents sont-ils tels ?
Le concept de formes unifiées de documentation comptable primaire apparaît dans la loi comptable. Il a établi que les documents comptables primaires sont acceptés pour la comptabilité s'ils sont établis conformément au formulaire contenu dans les albums des formulaires unifiés de documentation comptable primaire.
Les documents dont la forme n'est pas prévue dans ces albums doivent contenir les mentions obligatoires énumérées à l'Art. 9 de cette loi. Les albums de formulaires unifiés ont été approuvés par le Comité national des statistiques de Russie, mais pas pour toutes les sections de la comptabilité (tableau 1). Comme vous pouvez le constater, les albums n'ont pas été créés pour des formulaires unifiés de comptabilisation des immobilisations incorporelles, des matériaux, des immobilisations, de la main-d'œuvre et de son paiement, du travail des machines de construction, des transactions en espèces et des résultats d'inventaire.
Tableau 1
Liste des albums de formes unifiées de documentation comptable primaire
| Nom de l'album | Source |
| Formulaires comptables primaires unifiés documentation pour la comptabilité agricole produits et matières premières | Résolution du Comité national des statistiques Russie du 29 septembre 1997 N 68 |
| Formulaires comptables primaires unifiés documentation pour les opérations comptables en public nutrition | Résolution du Comité national des statistiques Russie du 25 décembre 1998 N° 132 |
| Formulaires comptables primaires unifiés documentation pour la comptabilité des transactions commerciales lors de la vente de marchandises à crédit et à commission commerce |
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| Formulaires comptables primaires unifiés documentation pour les paiements en espèces comptables avec la population lors des échanges commerciaux opérations utilisant une caisse enregistreuse |
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| Formulaires comptables primaires unifiés documentation pour la comptabilité des opérations commerciales (général) |
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| Album de formulaires comptables primaires unifiés documentation pour la comptabilité des produits, les articles en stock sur le terrain stockage | Résolution du Comité national des statistiques Russie du 09/08/1999 N 66 |
| Formulaires comptables primaires unifiés documentation pour la comptabilisation des travaux en capital travaux de construction et de réparation et de construction | Résolution du Comité national des statistiques Russie du 11/11/1999 N 100 |
La notion d'« album de formes unifiées » n'est pas sujette à une interprétation large, et la liste des albums existants est donnée sous forme de tableau. 1 est complet.
Le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 8 juillet 1997 N 835 a confié les fonctions d'élaboration et d'approbation des albums de formulaires unifiés au Comité national des statistiques de Russie, qui a ensuite été transformé en Service fédéral des statistiques de l'État (Rosstat). Cependant, cette dernière n'était investie d'aucun pouvoir en matière de formes unifiées.
Reconnaissance des décisions des autorités exécutives fédérales en tant qu'actes juridiques normatifs. Tournons-nous vers le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 août 1997 N 1009, qui a approuvé les règles pour la préparation des actes juridiques réglementaires des autorités exécutives fédérales et leur enregistrement par l'État (Règles).
Pendant la période d'approbation des décisions sur les formulaires unifiés, le Comité national des statistiques de Russie était un organe exécutif fédéral.
Une résolution d'un organe exécutif fédéral acquiert le statut d'acte juridique sous réserve de son enregistrement par le ministère de la Justice de Russie. Le fait même qu'il ait été publié en vertu d'un décret du gouvernement de la Fédération de Russie ne permet pas encore de le qualifier de réglementation légale. Aucune des décisions du Comité national des statistiques de Russie qui nous intéressent n'a été enregistrée auprès du ministère de la Justice de Russie.
Les actes qui ne nécessitent pas d'enregistrement auprès du ministère de la Justice de Russie n'acquièrent pas le statut d'actes juridiques et ne contiennent pas de normes juridiques obligatoires pour toutes les organisations. Par conséquent, les formulaires unifiés approuvés par les résolutions du Comité national des statistiques de Russie sont de nature consultative.
À cet égard, les lettres du ministère des Finances de la Russie du 04.05.2009 N 07-02-10/24 et du Service fédéral des impôts de Russie du 27.07.2009 N 3-2-09/147 méritent l'attention, dans lesquelles il Il est rapporté que Rosstat, le ministère des Finances de la Russie et le Service fédéral des impôts de Russie n'ont pas le pouvoir d'expliquer l'utilisation des formulaires de documents comptables primaires. Par conséquent, la lettre du ministère des Finances de la Russie du 01.08.2001 N 16-00-14/364, interdisant les écarts par rapport aux formes « paysagères », à notre avis, ne peut pas être appliquée.
La procédure d'entrée en vigueur des lois et règlements. Des articles 8 et 10 du décret du Président de la Fédération de Russie du 23 mai 1996 N 763, qui fixe la procédure de publication et d'entrée en vigueur des actes du Président de la Fédération de Russie, le Gouvernement de la Fédération de Russie et les actes juridiques réglementaires des organes exécutifs fédéraux, il s'ensuit que les actes juridiques des organes exécutifs fédéraux, qui n'ont pas été enregistrés par l'État et qui ne sont pas publiés de la manière prescrite, n'entraînent pas de conséquences juridiques car ils ne sont pas entrés en vigueur. Ils ne peuvent servir de base à la réglementation des relations juridiques pertinentes ou à l'application de sanctions aux fonctionnaires et aux organisations en cas de non-respect des instructions qu'ils contiennent. On ne peut pas compter sur eux pour résoudre des différends. Une position similaire est exposée dans les décisions de la Cour constitutionnelle de la Fédération de Russie du 02/03/2006 N 58-O et du 11/02/2006 N 537-O.
L'enregistrement public d'une personne morale implique l'attribution d'un numéro d'enregistrement. Par conséquent, les références dans les litiges fiscaux aux décisions du Comité national des statistiques de Russie sur l'approbation de formulaires unifiés sont illégales.
Litiges fiscaux concernant l'utilisation de formulaires unifiés. Le recours aux dispositions du décret n° 763 a permis à plusieurs reprises aux entreprises de gagner des litiges fiscaux devant les tribunaux arbitraux (tableau 2).
Tableau 2
Application du décret du Président de la Fédération de Russie du 23 mai 1996 N 763 dans les litiges fiscaux
| Jugement | Arguments du tribunal |
| Résolution Neuvième arbitrage Cour d'appel du 22/10/2008 N 09AP-11557/2008-AK | Exigences relatives à la compilation des documents comptables primaires documents selon les formulaires contenus dans les albums formes unifiées de comptabilité primaire la documentation, par opposition à la comptabilité lorsque la présence d'un lien direct dans la loi pertinente, ne peut pas être étendu à la comptabilité fiscale, donc sous forme de formulaires unifiés N N KS-2 et KS-3 sont considérés comme non conclus par la loi en vigueur et non soumis à application |
| Résolution SAF Région de la Volga en date du 05/08/2009 sur l'affaire N A12-17574/2008 | Résolution du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 N 78 n'a pas été publié dans les publications officielles, ne peut donc pas servir de base réglementer les relations juridiques pertinentes, application de sanctions aux citoyens, fonctionnaires et les organisations pour non-respect des il y a des instructions dedans. Si la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 N 78 n'est pas soumis à inscription et la publication comme n'affectant pas les droits et obligations des personnes morales et physiques, lien autorité fiscale pour manquement à ses obligations sur l'utilisation des formulaires de documents comptables primaires d'autant plus infondé |
| Résolution SAF Région de la Volga en date du 21/05/2009 sur l'affaire N A55-16309/2008 | L'organisation a le droit d'appliquer sans engagement ses formes officiellement inédites de primaire documents comptables contenus dans des albums formes unifiées de comptabilité primaire documentation ou autres documents comptables primaires, répondre aux exigences obligatoires, établi par l'art. 9 Loi fédérale "À propos de la comptabilité" |
| Résolution Neuvième arbitrage Cour d'appel du 19/03/2007, du 26/03/2007 N 09AP-1769/2007-AK | Au moment de l'adoption de la Résolution du 25 décembre 1998 N 132 Goskomstat de Russie conformément avec décret du Président de la Fédération de Russie du 14 août 1996 N 1177 appartenait aux organes exécutifs fédéraux les autorités. Par conséquent, ladite résolution a dû passer par la procédure d'enregistrement auprès du ministère de la Justice Russie et publié dans la publication officielle. Cependant, à ce jour, cette résolution n'a pas été soumis à l'enregistrement par l'État et non publié dans les publications officielles. Donc Ainsi, l'organisation avait le droit de ne pas postuler forme unifiée de transport de marchandises facture contenue dans ce qui précède Résolution |
Aujourd'hui, la pratique de l'arbitrage sur l'application de formulaires unifiés se développe principalement en faveur des contribuables.
Formulaires unifiés pour les transactions en espèces. Selon l'article 12 de la Procédure pour effectuer des transactions en espèces dans la Fédération de Russie, approuvée par la Banque de Russie en date du 22 septembre 1993 N 40 (Procédure), les transactions en espèces sont formalisées à l'aide de formulaires interministériels standard de documentation comptable primaire pour les entreprises et les organisations, qui sont approuvés par le Comité national des statistiques de Russie. La procédure est considérée comme un acte juridique normatif sur la base de l'ordonnance de la Banque de Russie du 1er décembre 1992 N 02-209. Il en résulte que la résolution du Comité national des statistiques de Russie approuvant les formulaires standard de documentation primaire est de nature interministérielle. L'article 13 du Règlement sur la comptabilité et l'information financière de la Fédération de Russie identifie les formulaires standard avec les formulaires unifiés.
Mais la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 18 août 1998 N 88 n'a pas été enregistrée auprès du ministère de la Justice de Russie. Par conséquent, les formulaires unifiés pour les transactions en espèces, à notre avis, ne sont pas obligatoires.
Les formulaires unifiés sont-ils applicables aux petites entreprises ? L'article 5 des recommandations standard sur l'organisation de la comptabilité pour les petites entreprises (ordonnance n° 64n) stipule que les petites entreprises peuvent utiliser des formulaires élaborés de manière indépendante contenant les informations obligatoires prévues par la loi comptable. Cette position est également soutenue dans la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 10 avril 2008 N 3856/08. Néanmoins, il n'est pas recommandé de se référer à l'arrêté n° 64n. Pourquoi?
Premièrement, il n’est pas enregistré auprès du ministère russe de la Justice, ce qui signifie qu’il ne s’agit pas d’un acte juridique. Dès lors, une référence à celui-ci peut être contestée par l’administration fiscale ; deuxièmement, les modèles de recommandations ont été élaborés conformément à la loi fédérale n° 88-FZ du 14 juin 1995, devenue invalide le 1er janvier 2008 en raison de l'adoption de la loi fédérale n° 209-FZ du 24 juillet 2007.
Et surtout, les critères applicables aux petites entreprises contenus dans l’ancienne et la nouvelle loi ne coïncident pas.
En conclusion, nous notons que les comptables sous-estiment souvent l'exigence du paragraphe 4 du PBU 1/2008 d'approuver les formes des documents comptables primaires dans la politique comptable, qui ne contient aucune mention de formulaires unifiés. Cependant, il est faux de supposer qu'une organisation a le droit de refuser d'utiliser des formulaires unifiés. Il est nécessaire soit de développer vos propres formulaires, soit de déterminer quels détails des formulaires unifiés peuvent être utilisés.
L'organisation n'a aucune influence sur les politiques comptables de ses contreparties. Et comme les formulaires unifiés ne sont pas obligatoires, il n'a pas le droit d'exiger leur respect des contreparties. Cependant, vous pouvez veiller à la qualité des documents que l'organisation reçoit de leur part au stade de la conclusion du contrat. Le respect de la condition convenue peut être obtenu auprès de la contrepartie devant le tribunal.
E. Yu. Dirkova
NIFI Académie du Budget et du Trésor
La loi comptable exige que toutes les transactions commerciales effectuées par une organisation soient documentées par des pièces justificatives (article 9). Ces documents constituent les principaux documents comptables sur la base desquels la comptabilité est effectuée.
Formulaires unifiés
Les documents comptables primaires sont acceptés pour la comptabilité s'ils sont établis conformément au formulaire contenu dans les albums des formulaires unifiés de documentation comptable primaire. Par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 08/07/97 n° 835 « Sur les documents comptables primaires », les fonctions d'élaboration et d'approbation des albums de formes unifiées de documentation comptable primaire et de leurs versions électroniques sont confiées au Comité national des statistiques. de la Russie. Le contenu et la composition des formes unifiées de documentation comptable primaire sont convenus par le comité avec le ministère des Finances de la Russie et le ministère de l'Économie de la Russie.Le Comité national des statistiques de Russie, dans le cadre de l'élaboration de la résolution susmentionnée du gouvernement russe, a approuvé la procédure d'utilisation de formes unifiées de documentation comptable primaire, ainsi que des albums de formes unifiées de documentation comptable primaire pour certains objets comptables. . Le tableau fournit une liste de ces décisions.
Objet comptable | Résolution du Comité national des statistiques de Russie |
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Nom |
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| Immobilisations | Sur l'approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilisation des immobilisations | ||
| Actifs incorporels, matériaux, travaux de construction d'immobilisations | Sur approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilisation du travail et de son paiement, des immobilisations et des actifs incorporels, des matériaux, des articles de faible valeur et portables, des travaux dans la construction d'immobilisations | ||
| Produits et stocks dans les zones de stockage | Sur approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilisation des produits, des articles en stock dans les zones de stockage | ||
| Comptabilisation des transactions commerciales | Sur l'approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement des opérations commerciales. | ||
| Travaux sur engins et mécanismes de construction, travaux dans le transport routier | Sur l'approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement du travail des engins et mécanismes de construction, des travaux dans le transport routier | ||
| Produits agricoles et matières premières | Sur l'approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilisation des produits agricoles et des matières premières | ||
| Trésorerie en caisse, résultats des stocks | Sur approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement des transactions en espèces et l'enregistrement des résultats d'inventaire | ||
| Résultats d'inventaire | Sur approbation de la forme unifiée de la documentation comptable primaire n° INV-26 « Enregistrement des résultats identifiés par l'inventaire » | ||
| Espèces émises en compte | Sur approbation du formulaire unifié de documentation comptable primaire n° AO-1 « Rapport préalable » | ||
| Le travail et son paiement | Sur l'approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et le paiement | ||
Notons que par décret du Comité national des statistiques de Russie du 25 décembre 1998 n° 132, des albums de formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement des opérations commerciales ont été approuvés. À savoir:
Parmi les formes unifiées de documentation comptable primaire précédemment approuvées, par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 30 octobre 1997 n° 71a, les formulaires de comptabilisation des immobilisations incorporelles, des matériaux ainsi que des travaux de construction d'immobilisations continuent d'être en vigueur. .
Après l'introduction du nouveau plan comptable pour la comptabilisation des activités financières et économiques des organisations (approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 31 octobre 2000 n° 94n), les objets de faible valeur et portables ont disparu des objets acceptés. pour la comptabilité. Cependant, certains de ces objets continuent d'être comptabilisés comme des immobilisations. Lors de leur traduction, pour simplifier la comptabilité, le ministère des Finances de la Russie du 27 décembre 2001 n° 16-00-14/573 a autorisé, au lieu de délivrer un certificat d'acceptation (facture) pour chacun d'eux, le transfert d'immobilisations en Formulaire n° OS-1, pour utiliser les formulaires unifiés précédemment utilisés pour les petites entreprises :
Par conséquent, lors de la radiation d'anciennes petites entreprises complètement dépréciées comptabilisées dans les immobilisations, si elles ne sont pas adaptées à une utilisation ultérieure, il est logique d'utiliser les formulaires unifiés suivants développés pour les petites entreprises :
Les formulaires mentionnés ci-dessus, à notre avis, sont tout à fait appropriés pour comptabiliser les stocks et les fournitures ménagères.
Nous soulignons une fois de plus que les formulaires unifiés de documentation comptable primaire, contenus dans des albums de formulaires, sont obligatoires.
Dans le même temps, dans certains cas, les indicateurs que contiennent ces formulaires ne suffisent pas aux organisations, car ils ne peuvent pas prendre en compte tous les types d'activités de l'organisation, les caractéristiques des cycles technologiques et leur structure. A ce propos, la Procédure d'Application des Formulaires Unifiés de Documentation Comptable Primaire stipule que les formats des formulaires indiqués dans les albums de formulaires unifiés de documentation comptable primaire sont recommandés et peuvent être modifiés. Par conséquent, pour refléter les transactions commerciales, les organisations ont le droit de les compléter à leur discrétion. Mais cela ne s'applique pas aux formulaires unifiés d'enregistrement des transactions en espèces.
Lorsqu'elle apporte les modifications appropriées aux formes unifiées de documentation comptable primaire approuvées par le Comité national des statistiques de Russie, l'organisation doit se conformer aux éléments suivants :
Les organisations engagées dans la production de formulaires de formulaires unifiés de documentation comptable primaire, lors de leur production, pour faciliter le placement et le traitement des informations nécessaires, peuvent apporter des modifications aux parties suivantes :
Outre les formes unifiées de documents primaires approuvées par le Comité national des statistiques de Russie, il existe également des formes « départementales » de documents primaires.
Ainsi, pour le transport de marchandises par chemin de fer, on utilise une lettre de voiture ferroviaire dont la forme a été approuvée par l'arrêté n° 39 du ministère des Chemins de fer de Russie du 18 juin 2003 (le même arrêté a également approuvé les règles de remplissage IT out).
Formulaires auto-développés
Cependant, avec la diversité des activités productives et économiques, il existe également des cas plus complexes où il n'existe pas de formulaires standardisés pour certaines opérations. Dans ce cas, l'organisation a le droit de développer de manière indépendante la forme du document principal. Mais en même temps, le document doit fournir les informations obligatoires établies par le paragraphe 2 de l'article 9 de la loi comptable. Le document en cours d'élaboration doit contenir :Les formulaires de documents comptables primaires développés indépendamment par l'organisation, utilisés pour documenter les faits de l'activité économique, pour lesquels des formulaires standard unifiés de documents comptables primaires ne sont pas fournis, sont approuvés lors de l'élaboration de sa politique comptable (article 5 du PBU 1/98 " Politique comptable de l'organisation » ; approuvée par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 09.12.98 n° 60n).
Ces documents élaborés de manière indépendante peuvent être : des rapports et des mémos (justifiant la nécessité de certaines dépenses pour les activités commerciales de l'organisation), des déclarations et actes défectueux justifiant la nécessité de travaux de réparation, des actes sur les frais de représentation, etc.
Exemple 1 Le 27 septembre 2004, Intkompleks LLC a engagé des dépenses pour frais de représentation. Pour amortir les stocks dépensés, un document principal élaboré indépendamment par l'organisation a été utilisé.
LOI N° 41
sur l'imputation des dépenses aux frais de représentation
Nous, soussignés, directeur financier Sludnov R.M., chef comptable Derzhavets N.V., chef du département Rykov V.V., par la présente loi, confirmons l'opportunité d'inclure comme frais de divertissement liés aux activités commerciales les frais d'organisation de la réception des représentants de Pasat OJSC (Tula ) .
La réception a eu lieu le 27 septembre 2004 au bureau d'Intcomplex LLC à l'adresse : Moscou, Leningradsky Prospekt, 47, bureau. 410 conformément au programme des réunions d'affaires approuvé le 20 septembre 2004.
Au cours de la réunion, les questions concernant la fourniture ultérieure de produits dans le cadre de l'accord n° 25/04-k du 29 mars 2004 ont été discutées.
Participants :
de l'OJSC "Pasat" : directeur général Bykov I.V., directeur adjoint Sherankov D.Yu., chef de département Murzin K.L., grand spécialiste Roman A.L. ;
d'Intkomplek LLC : directeur général Slukhov M. D., directeur financier Sludnov R. M., chef du département Rykov V. V.,
Les fournitures suivantes ont été consommées lors de la réunion :
| Saucisse «Festive» - 278 gr | ||
| Bouillie de porc – 198 gr | ||
| Produits de vin et de vodka – Cognac Ararat | ||
| Poisson rouge « Saumon » - 264 gr | ||
| Café | ||
| Bonbons - 1 boîte. | ||
| 7. | Produits de boulangerie. | |
TOTAL: | 415,00 RUR |
Les reçus confirmant l'achat des stocks spécifiés sont joints au rapport préalable de V.V. Surkova n° 98 du 27 septembre 2004. Les coûts ont été engagés dans le cadre du budget attaché au programme de réunions d'affaires.
Au cours du processus de réception, une bouilloire électrique Tefal d'un coût initial de 980 roubles (comptabilisée dans les immobilisations) et des plats d'une valeur de 450 roubles ont été utilisées. (comptabilisés comme fournitures ménagères).
Directeur financier ______________________ R. M. Sludnov
Chef comptable ______________________ N. V. Derzhavets
Chef du département ______________________ V.V. Rykov
___________________
Fin de l'exemple 1
Parmi les documents primaires élaborés de manière indépendante, il faut mentionner l'attestation comptable. Pour les organisations budgétaires, le formulaire du certificat comptable a été approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 30 décembre 1999 n° 107n - formulaire n° 433. Les comptables des organisations commerciales peuvent également utiliser ce formulaire. Cependant, rien n'empêche une organisation de développer une forme plus pratique basée sur celle-ci.
A noter que la comptabilité est obligée de se référer assez souvent à ce document. Toute écriture rectificative dans les comptes comptables, calculs divers, allant du calcul des montants mensuels d'amortissement à l'accumulation des impôts, pénalités, amendes, recalcul des dettes fiscales, etc. doivent être documentés par une telle attestation.
Exemple 2 Lors de l'inventaire des marchandises en septembre 2004, Intkompleks LLC a identifié une pénurie de marchandises d'un montant de 5 300 roubles. La commission a déclaré l'employé de l'organisation coupable de pénurie. Sokolnik V.P., qui assumait l'entière responsabilité financière, a volontairement accepté de compenser les dommages sur son salaire (son salaire est de 10 500 roubles)
Conformément aux exigences de l'administration fiscale, la TVA précédemment acceptée en déduction sur les marchandises manquantes est de 954 roubles. (RUB 5 300 x 18 %) est en cours de restauration. Cette valeur augmente le montant du déficit à 6 254 roubles. (5300 + 954).
L'administration a décidé de retenir le montant dû pendant trois mois, compte tenu de la limitation établie par l'article 138 du Code du travail de la Fédération de Russie.
En septembre et octobre, le montant maximum possible est retenu sur le salaire de l'employé - 2 100 roubles. (10 500 RUB x 20 %), en novembre - le reste - 2 054 RUB. (6254 – 2100 – 2100) .
Le type d’état comptable préparé est présenté ci-dessous.
Organisation LLC "Intcomplex"
RAPPORT COMPTABLE N°17
Date de préparation
Accumulation de dettes Sokolnik V.P. pour pénurie de marchandises et déduction des sommes dues
motif de délivrance du certificat, justification des écritures comptables
Les montants _________________________________
calculs des montants reflétés dans les comptes comptables
écriture comptable |
||||||
| 1 | 22.09.04 | Le coût des marchandises manquantes est reflété | ||||
| 2 | 22.09.04 | La TVA sur les pénuries de marchandises a été rétablie | ||||
| 3 | 22.09.04 | La TVA récupérée est incluse dans le montant du manque à gagner | ||||
| 4 | 22.09.04 | Dettes des employés accumulées | ||||
| 5 | 22.09.04 | |||||
| 6 | 29.10.04 | Remboursé partiellement la dette | ||||
| 7 | 30.11.04 | La dette a été entièrement remboursée | ||||
Comptable _________________ V.V. Sérikova
signature signature décryptage
Chef comptable _________________ N.V. Souverain
signature signature décryptage
____________________________
Fin de l'exemple 2
Avec l’introduction de la comptabilité fiscale, l’importance des informations comptables a augmenté. Avec d'autres documents primaires, le certificat comptable constitue la base des inscriptions dans les registres comptables fiscaux analytiques (article 313 du Code des impôts de la Fédération de Russie).
Formulaires pour la comptabilité fiscale
Lors du calcul de l'impôt sur le revenu, les revenus perçus sont réduits du montant des dépenses engagées qui répondent aux exigences prévues au paragraphe 1 de l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Parmi eux, les preuves documentaires des coûts sont également mentionnées. Dans ce cas, les dépenses documentées désignent les dépenses confirmées par des documents établis conformément à la législation de la Fédération de Russie.
Les données comptables fiscales peuvent être confirmées par des documents comptables primaires (y compris un certificat comptable), des registres comptables fiscaux analytiques et le calcul de l'assiette fiscale (article 313 du Code des impôts de la Fédération de Russie).
La notion de « document comptable principal » n'est pas spécifiquement divulguée par le législateur dans le Code des impôts de la Fédération de Russie. Par conséquent, sur la base de la norme du paragraphe 1 de l'article 11 du Code des impôts de la Fédération de Russie, qui établit que les institutions, concepts et termes de la législation civile, familiale et autres branches de la législation de la Fédération de Russie utilisés dans le Code des impôts de la Fédération de Russie sont appliqués dans le sens dans lequel ils sont utilisés dans ces branches de la législation (sauf disposition contraire du Code des impôts de la Fédération de Russie), les documents primaires utilisés en comptabilité fiscale doivent être conformes aux exigences en matière de comptabilité.
Cela a été confirmé par les autorités fiscales dans les recommandations méthodologiques pour l'application du chapitre 25 « Impôt sur le revenu des organisations » du Code des impôts de la Fédération de Russie (approuvées par arrêté du ministère des Impôts de Russie du 20 décembre 2002 n° BG-3). -02/729). Le document indique que la procédure de préparation des documents primaires est prévue par les actes juridiques réglementaires des autorités exécutives compétentes. Ces organismes, conformément à la législation de la Fédération de Russie, ont le droit d'approuver la procédure d'établissement et les formes des documents primaires utilisés pour documenter les transactions commerciales.
Par conséquent, l'utilisation de formulaires standard unifiés de documentation comptable primaire, approuvés par les résolutions pertinentes du Comité national des statistiques de Russie en 1997-2004, ou développés indépendamment par le contribuable de documents primaires qui répondent aux exigences de la loi sur la comptabilité, lorsque l'enregistrement des dépenses engagées, permettra au contribuable de les prendre en compte dans les dépenses réduisant les revenus perçus lors du calcul de l'impôt sur le revenu.
Cependant, la forme standard unifiée du document comptable principal utilisé en comptabilité ne permettra pas toujours de prendre en compte toutes les données nécessaires à la comptabilité fiscale. Dans ce cas, des lignes et des colonnes supplémentaires peuvent être ajoutées au formulaire pour refléter les indicateurs manquants.
Exemple 3 Lors de la comptabilisation d'un élément d'immobilisation dans un bien amortissable, le formulaire intersectoriel standard n° OS-6 « Fiche d'inventaire pour l'enregistrement des immobilisations » (approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 27 janvier 2003 n° 7) ne ne contient pas d'informations :
Si la durée d'utilité d'une immobilisation en comptabilité fiscale diffère de la durée d'utilité déterminée à des fins comptables, elle doit également être indiquée.
Avec une méthode d'amortissement non linéaire, des données sont également requises sur :
Par conséquent, l'organisation doit modifier la carte en conséquence ou développer de manière indépendante un registre de comptabilité fiscale analytique supplémentaire qui prévoit la saisie des données mentionnées.
__________________________
Fin de l'exemple 3
L'absence de document principal en comptabilité fiscale est classée comme une violation flagrante des règles de comptabilisation des revenus et des dépenses, ainsi que des objets d'imposition (article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Une violation flagrante des règles de comptabilisation des revenus, des dépenses et des objets d'imposition, si elle est commise au cours d'une période fiscale, en l'absence de signes d'infraction fiscale, entraîne une amende de 5 000 roubles. Si l'assiette fiscale a été sous-estimée, l'amende sera de 10 % du montant de l'impôt impayé, mais pas moins de 15 000 roubles.
Vladimir OULIANOV
Auditeur
L'enregistrement d'une grande variété de documents comptables primaires fait partie intégrante de la pratique commerciale quotidienne de toute entreprise. Les documents comptables primaires sont utilisés dans les activités de personnel et financières. Cet article abordera la préparation et le stockage de ces documents.
De l'article, vous apprendrez :
Formes obligatoires des documents comptables primaires
Les documents primaires contiennent des informations comptables sur la base desquelles est effectuée la confirmation de la mise en œuvre d'actions de gestion ou de transactions commerciales. Dans les activités économiques et organisationnelles d'une entreprise, ces papiers sont très largement utilisés.
Sous sa forme la plus générale, le flux documentaire de toute organisation peut être classé en trois grands groupes :
- Documents de gestion. A travers les documents commerciaux de ce groupe, les décisions de gestion administrative sont reçues et transmises. Ceux-ci incluent également des documents contenant des informations utilisées pour compiler divers rapports. À leur tour, les décisions de gestion sont prises sur la base de ces rapports ;
- Documents personnels. Ces documents contiennent des informations sur le personnel de l'entreprise, des données sur les dossiers du personnel, ainsi que sur l'organisation du travail avec le personnel. Cela comprend également des informations sur la rotation du personnel, des données sur les changements de poste et le licenciement des employés. Des informations sur les récompenses et les punitions sont également incluses dans ce groupe. Enfin, les calendriers de vacances, les horaires du personnel et tous les dossiers principaux du personnel constituent un autre type de documents personnels.
- Documents comptables et financiers. Ces documents contiennent des informations sur les activités économiques et productives de l'entreprise. Ce groupe comprend la planification, la comptabilité, les rapports analytiques et financiers, divers contrats, règlements et tous les principaux documents comptables.
Formulaires standard de documents comptables primaires
En 2017, différentes formes de documents primaires existent tant dans les registres du personnel que dans les registres comptables. Cela comprend également les documents justificatifs et justificatifs contenant des informations initiales sur divers types d'activités organisationnelles et économiques de l'organisation. Étant donné que les documents primaires rédigés conformément aux règles établies ont une signification juridique, ces documents confirment le fait d'une action organisationnelle ou le fait d'effectuer une transaction commerciale et sont remplis immédiatement après que ce fait a été effectué. s'est produit.
Liste des formes de documents comptables primaires
Les registres du personnel et la comptabilité sont tenus sur la base de formulaires standard de documents primaires. Ainsi, ces documents commerciaux sont répartis respectivement en documents primaires personnels et comptables.
Par exemple, les dossiers personnels primaires comprennent la carte personnelle d'un employé, un ordre d'octroi de congés ou un ordre de transfert d'un employé, un tableau des effectifs, un calendrier de vacances, un ordre de licenciement, un ordre d'envoi en voyage d'affaires. , une attestation de déplacement, si elle continue à être utilisée par l'organisation en 2017, des arrêtés pour récompenser et punir les salariés.
Les types de documents primaires comptables sont beaucoup plus diversifiés. Par exemple, il s'agit notamment des enregistrements des heures de travail, des règlements avec les employés concernant les salaires, des preuves de transactions en espèces et commerciales, des encaissements reçus à la suite de règlements avec des particuliers lors de transactions, des documents de règlement et de paiement, des enregistrements d'immobilisations et d'actifs incorporels et beaucoup plus.
Il convient de garder à l'esprit que les documents primaires, selon leur origine, peuvent être divisés en documents externes et interne. Externe, c'est-à-dire provenant de sources externes, représentent divers ordres de paiement, demandes de paiement, ordres de mise en demeure et factures. Les internes, c'est-à-dire créés au sein de l'entreprise, sont de quatre types : administratif, comptable, exécutif et combiné.
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En 2017, le document principal sur la base duquel s'effectue la création d'archives d'organisations et le stockage de documents primaires de tous types évoqués ci-dessus reste la loi fédérale du 22 octobre 2004 n° 125 de la loi fédérale. Comme il ressort de cet acte législatif, les délais de conservation des documents commerciaux sont déterminés non seulement par la réglementation fédérale, mais aussi par d'autres réglementations.
Application des formulaires de documents comptables primaires
Avec l'introduction de la nouvelle loi fédérale « sur la comptabilité » il y a plusieurs années, les formulaires de documents comptables primaires contenus dans les albums de formulaires unifiés de documents comptables primaires sont devenus facultatifs. À cet égard, les employés du service du personnel, du service de comptabilité et des établissements d'enseignement préscolaire ont été confrontés à une question logique : doivent-ils développer leurs propres formulaires ou continuer à utiliser les anciens qui ont été approuvés par le Comité national des statistiques ?
Utiliser d'anciens formulaires
Afin de développer leurs propres versions des formulaires de documentation comptable primaire, les employés de ces départements ont besoin de connaissances et d'expériences particulières. Lorsque vous décidez de développer vos propres formulaires, vous devez clairement évaluer la faisabilité de cette étape.
Les formulaires unifiés existants restent pertinents et remplissent leur fonction comptable. De plus, s'ils sont adaptés aux processus métiers de l'organisation, il ne sert à rien de passer à de nouvelles formes.
Il convient également de garder à l'esprit que les employés des autorités de régulation sont plus indulgents envers les anciennes formes et ont des préjugés envers les nouvelles. Un conflit de travail, s'il survient, sera plus facile à gagner si vous utilisez les anciennes formes de documentation primaire.
Un autre argument en faveur des formulaires précédents est que si vous conservez des enregistrements de documentation à l'aide d'un logiciel, continuer à utiliser des formulaires unifiés ne nécessitera pas de modifications des systèmes existants.
Pour certaines entreprises, principalement des coentreprises ou des succursales de sociétés étrangères en Russie, la transition vers de nouvelles formes peut s'avérer très pertinente. Le fait est qu’ils doivent simultanément tenir des registres conformément aux lois de leur pays et à la législation russe. Développer leurs propres formulaires qui prennent en compte tous les détails requis par les lois des deux pays les aidera à éviter la double préparation des documents.
N'oubliez pas que même si vous décidez de conserver Bureau de travail en utilisant d'anciens formulaires, vous devrez y apporter quelques ajustements. Par exemple, supprimez les codes OKUD et OKPO, supprimez le lien vers la résolution du Comité national des statistiques, allouez un espace pour déchiffrer la signature de la personne signant le document (nom et initiales), etc.
Application de nouveaux formulaires
La première étape dans l’élaboration de nouveaux formulaires devrait consister à déterminer qui effectuera cette tâche. Selon la loi, la responsabilité de l'élaboration de ces formulaires incombe à la personne impliquée dans la comptabilité. Le problème est que les documents primaires comprennent non seulement les documents comptables, mais également les documents personnels. Un employé comptable ne connaît peut-être pas toutes les subtilités de la gestion des dossiers du personnel. Il est donc nécessaire d'impliquer un collaborateur du service RH dans l'élaboration de nouveaux formulaires.
Notre recommandation pour créer des formulaires unifiés pour une entreprise est que la partie modèle du formulaire doit être formulée très brièvement, évitant ainsi la possibilité d'une double interprétation du texte. Il est conseillé d'utiliser des modèles, des pochoirs, des phrases et expressions types : « Le contrôle de l'exécution de (titre du document) est confié à (fonction et nom), « En relation avec... », « Prise en compte... » , "Basé sur...".
Ne vous précipitez pas pour abandonner les formulaires qui sont souvent utilisés - feuilles de temps, calendriers de vacances, tableaux d'effectifs - vous pouvez créer de nouveaux formulaires basés sur eux. Si les anciens formulaires semblent trop volumineux en données, vous pouvez les simplifier et supprimer certaines lignes, colonnes ou informations redondantes.
Donnons un exemple. Il existe un formulaire type n° T-3" Tableau des effectifs" Il contient les colonnes 6, 7 et 8, destinées à enregistrer les indemnités établies pour le salarié. Si ces colonnes ne sont plus nécessaires, elles peuvent être supprimées.
Le document comptable principal est un support d'informations sur la transaction commerciale d'une entité économique. La liste des personnes qui sont des entités économiques est déterminée par l'art. 2 Loi fédérale 402 « sur la comptabilité ». La même loi définit les exigences relatives à la forme et à l'achèvement des actes comptables, ainsi que les règles de base pour leur réflexion en comptabilité.
La législation moderne n'oblige pas les entités de droit privé (créées sur la base de dépôts privés) à utiliser des formes unifiées de documents comptables primaires lors du traitement des transactions. Mais si le lecteur est un sujet de droit public (avec une part de participation municipale ou fédérale) ou conclut des transactions avec de tels sujets, alors des formes unifiées ne peuvent être évitées.
Organisation de la comptabilité primaire
Pour déterminer ce qui appartient aux documents primaires et ce qui ne l'est pas, vous pouvez utiliser une règle simple : le document reflète une véritable opération visant à modifier la composition des biens de l'entreprise - ce qui signifie « primaire ». Bien sûr, il s’agit d’une approche très simplifiée (et elle comporte des exceptions), mais elle donne presque toujours le bon résultat.
Ainsi, ne peuvent être qualifiés d'actes primaires : les arrêtés et instructions de l'administration, les actes comptables, les comptes (voir quoi), les quittances, etc. Les registres comptables ne doivent pas être remplis sur la base de ces documents. Mais leur importance ne peut être diminuée, puisqu'ils constituent les conditions préalables à la mise en œuvre des transactions commerciales et peuvent donc servir de preuve des intentions des parties à la transaction.
L'article 9 de la loi fédérale 402 fournit une liste exhaustive des exigences relatives aux documents primaires. Sur la base d'un « rapport primaire » établi conformément à cette norme, une entreprise peut afficher en toute sécurité des informations sur ses opérations sans craindre qu'elles soient reconnues comme fictives.
Règles de base pour la rédaction :
- réalité des événements (le document doit être établi à l'issue d'une action - transfert de propriété, identification des pénuries, réception des marchandises, etc.), si l'événement est seulement planifié, alors il ne peut être formalisé comme un « primaire » document, et a fortiori il ne peut pas être inclus dans les données comptables ;
- l'acte doit contenir des informations sur les parties qui ont participé à sa préparation (qui transmet et qui reçoit), toutes les données identifiant l'entité commerciale sont indiquées ;
- temps réel et lieu de la transaction (si les marchandises ont été transférées dans la ville N, il ne doit en aucun cas être indiqué que l'acte de transfert a été rédigé dans la ville R, puisque les autorités de régulation ont le droit d'exiger une explication de comment les marchandises de l'entrepôt de la ville N se sont retrouvées dans la ville R. Et si l'entrepreneur ne peut justifier cette circonstance, le transfert peut être considéré comme fictif) ;
- le contenu de la transaction (si un entrepreneur a des doutes sur le nom de l'opération pour laquelle il établit le « primaire », il doit revoir l'accord entre les parties et, sur cette base, déterminer ce que les contreparties sont obligées de faire faire : effectuer un travail, fournir des services ou fournir des biens );
- unités d'opération naturelles et monétaires;
- nom du poste, initiales, signatures des personnes autorisées par les parties à confirmer le fait de la transaction (voir).
Un document répondant aux exigences énumérées est presque toujours soumis à l'inscription dans les registres comptables des personnes morales de droit privé. Une exception peut être les cas où les parties au contrat se sont mises d'accord sur le formulaire de rédaction des actes primaires, mais pour une raison quelconque, ce formulaire n'a pas été suivi par l'une des parties. Dans ce cas, la contrepartie qui a reçu le mauvais « primaire » peut faire appel des actions du coupable devant le tribunal.
Il est utile de savoir comment le formater correctement. La structure du document, la procédure de rédaction et de signature.
Note aux participants des personnes morales : et comment la remplir correctement.
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Types de documents
La classification des documents primaires est un aspect exclusivement théorique qui a peu d'effet sur le travail pratique d'un comptable. Classiquement, on distingue les types de « primaires » suivants :
- reporting strict/noting strict ;
- bilatéral/unilatéral ;
- ponctuel/consolidé ;
- sur papier/électronique.
Aujourd'hui, dans la comptabilité des sujets de droit privé, les formulaires de déclaration stricts ne sont pratiquement pas utilisés. Les entrepreneurs peuvent créer des procurations, des mandats de caisse et des factures de manière indépendante, conformément aux exigences générales de la loi.
Ce qu'est un document primaire recto-verso ou unilatéral est déterminé par le nombre de parties impliquées. Ainsi, un ordre de paiement est un document primaire unilatéral, puisqu'il indique l'action d'une seule partie - le payeur. Par exemple, une facture est recto-verso, puisque selon ce document le fournisseur effectue une action active - transmet, et le destinataire - reçoit.
Comment préparer les documents primaires
La comptabilité informatisée permet une procédure quasi automatique de traitement des actes primaires. Chaque programme de comptabilité propose des formulaires « primaires », allant des contrats aux réclamations (voir).
Les formulaires issus de programmes informatiques mis à jour satisfont pleinement à toutes les exigences nécessaires pour refléter les transactions commerciales dans la comptabilité d'une entreprise. Mais si ces formulaires ne reflètent pas pleinement toutes les actions des parties, vous devez alors rédiger de manière indépendante un document qui confirmera pleinement la réalité de tous les aspects de l'opération.
Lorsque vous compilez vous-même des formulaires, vous pouvez vous baser sur leurs formulaires unifiés, qui sont approuvés par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie n° 7 du 21 janvier 2003. Du fait que ces formulaires ne sont pas obligatoires pour les sujets de droit privé, chaque entrepreneur peut les modifier selon ses propres besoins, sans oublier de se conformer aux exigences obligatoires (article 9 de la loi fédérale-402).
Important! Les formes de documents primaires, élaborées spécifiquement pour les conditions de fonctionnement d'une entreprise particulière, sont approuvées par nul autre que le chef de cette entreprise par son arrêté portant organisation de la comptabilité. Il n'y a pas non plus d'exigences pour cet arrêté, mais il est préférable de l'élaborer chaque nouvelle année, en tenant compte des exigences d'une législation en évolution dynamique.
Mais même si, pour une raison quelconque, la comptabilité de l'entreprise utilise des formulaires « primaires » qui ne sont pas approuvés par la direction, mais signés par elle, alors ces documents ont force de loi.
Il est nécessaire de remplir les formulaires d'actes primaires dans le respect des règles suivantes :
- ne pas autoriser les corrections ;
- saisir des informations fiables et compréhensibles (pas de codage non standard ni d'abréviations peu claires) ;
- toutes les colonnes vides doivent être remplies par un tiret ;
- si un complément doit être apporté au formulaire, il est indiqué avant les signatures des parties (c’est utile à savoir).
Un original de l'acte primaire est établi pour chaque signataire. Si le formulaire est signé par deux parties, alors deux originaux sont établis, s'il n'y en a qu'un, alors il ne peut y avoir qu'un seul original.
Le formulaire endommagé doit être barré et envoyé au recyclage.
Stockage des « enregistrements primaires » et fourniture d’informations sur les transactions commerciales
Les originaux des documents primaires sont conservés par chaque participant à la transaction commerciale. La résolution du Comité national des statistiques n° 7 détermine que les « primaires » sont stockés dans des fichiers par ordre chronologique pour chaque registre comptable. Il s'agit du format le plus pratique pour accumuler et traiter les informations comptables.
Les fichiers sont stockés dans les archives de l'entreprise. La période et la procédure de conservation de chaque type de documents primaires et de registres comptables sont déterminées par l'arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie n° 558 du 25 août 2010 (tel que modifié et complété). La durée de conservation est généralement de trois ans, mais certains documents doivent être conservés beaucoup plus longtemps.
Le 1er janvier 2013, la loi fédérale n° 402-FZ du 6 décembre 2011 « sur la comptabilité » (ci-après dénommée la loi n° 402-FZ) est entrée en vigueur. Il ne contient pas d'exigences quant à la nécessité de compiler les documents comptables primaires selon des formulaires unifiés. Cela signifie-t-il qu'il n'est pas nécessaire d'utiliser absolument tous les formulaires unifiés précédemment utilisés ?
Dans la tirelire de l'employeur : comment en faire une. La procédure d'enregistrement des travailleurs à temps partiel et de calcul des salaires de ces employés.
Est-ce possible de . Particularités de l'attribution et de l'extension des tests aux employés pendant l'emploi.
La question de l'enregistrement des documents comptables primaires est extrêmement importante pour les entités commerciales. En effet, les documents établis conformément à la loi confirment notamment aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu les dépenses supportées par le contribuable, et prouvent également le bien-fondé de l'application des déductions de TVA. Par conséquent, l'utilisation de documents dont les formes ne sont pas conformes aux exigences établies peut entraîner des conséquences défavorables pour les entités commerciales.
1. Etablissement des documents comptables primaires
Conformément à la partie 1 de l'art. 9 de la loi N 402-FZ, chaque fait de la vie économique est enregistré comme document comptable primaire. Notons que jusqu'au 1er janvier 2013, conformément au paragraphe 1 de l'art. 9 de la loi fédérale du 21 novembre 1996 N 129-FZ « sur la comptabilité » (ci-après dénommée loi N 129-FZ), le document spécifié a été établi pour chaque transaction commerciale. Cependant, les concepts de « transaction commerciale » et de « fait de la vie économique » ne sont pas identiques.
Un fait de la vie économique est une transaction, un événement, une opération qui a ou est susceptible d'influencer la situation financière d'une entité économique, le résultat financier de ses activités et (ou) ses flux de trésorerie (clause 8 de l'article 3 de la loi n° 402 -FZ). La loi n° 129-FZ n'a pas défini la notion d'« opérations commerciales », mais à partir du paragraphe 2 de l'art. 1 de cette loi, il s'ensuit que toutes les opérations réalisées par les organisations dans le cadre de leurs activités sont reconnues comme telles.
Ainsi, la notion de « fait de la vie économique » contenue dans la loi n° 402-FZ est plus large que la notion de « transaction commerciale », qui a été utilisée dans la loi n° 129-FZ. Et ici se pose la principale question qui inquiète les spécialistes : quels faits de la vie économique peuvent être documentés dans les documents comptables primaires, qui sont établis selon des formulaires développés indépendamment par l'organisation, et quand l'utilisation de formulaires unifiés reste-t-elle obligatoire ? Après tout, les résolutions du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie, qui ont approuvé des formes unifiées de documentation comptable primaire, n'ont pas été annulées.
2. Propres formes de documents comptables primaires
Selon la partie 4 de l'art. 9 de la loi N 402-FZ, les formes de documents comptables primaires utilisés par une organisation (à l'exception des organismes du secteur public) doivent être approuvées par le chef de l'organisation. Dans le même temps, cette loi ne contient pas d'exigence relative à l'utilisation obligatoire de formulaires unifiés. Rappelons qu'avant le 1er janvier 2013, il n'était possible d'utiliser des formulaires de documents primaires développés de manière indépendante que si le formulaire requis n'était pas disponible dans les albums de formulaires unifiés de documentation comptable primaire (clause 2 de l'article 9 de la loi n° 129 -FZ). Cependant, on constate que même lors de l'établissement de documents primaires non selon des formes unifiées, les contribuables ont réussi à défendre devant les tribunaux la légalité de la comptabilisation des dépenses (pour plus de détails, voir l'Encyclopédie des situations litigieuses en matière d'impôt sur le revenu).
Lors de l'élaboration de vos propres formulaires de documents comptables primaires, vous pouvez vous baser sur les formulaires unifiés, en ajoutant ou en supprimant certains détails. De plus, il est conseillé d'utiliser GOST R 6.30-2003 "Documentation organisationnelle et administrative. Exigences pour la préparation des documents".
Lors de l'élaboration, il convient de tenir compte du fait que le document comptable principal doit nécessairement contenir les détails énumérés dans la partie 2 de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ :
Nom et date d'établissement du document ;
Nom de l'entité économique qui a rédigé le document ;
La valeur de la mesure naturelle et (ou) monétaire d'un fait de la vie économique, indiquant les unités de mesure ;
Signatures, noms (avec initiales), ainsi que fonctions des personnes qui ont effectué la transaction, l'opération et sont responsables de l'exactitude de son exécution, ou des personnes responsables de l'exactitude de l'exécution de l'événement.
Il convient de garder à l'esprit que la liste des détails des différents documents comptables primaires peut être élargie par d'autres réglementations. Par exemple, les exigences relatives aux détails de la feuille de route sont contenues dans l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 N 152, adopté conformément à la partie 1 de l'art. 6 de la loi fédérale du 8 novembre 2007 N 259-FZ « Charte des transports routiers et des transports électriques urbains terrestres ».
Comme déjà mentionné, le chef de l'organisation doit approuver les formes utilisées de documents comptables primaires (partie 4, article 9 de la loi n° 402-FZ).
Il convient également de noter que le document comptable primaire peut être établi sous forme électronique (partie 5, article 9 de la loi n° 402-FZ). Et comme vous le savez, pour échanger des documents électroniques, il est nécessaire que les participants au flux de documents électroniques disposent de formats de documents compatibles. Ainsi, lors du développement de vos propres formes de documents et de leurs formats, des difficultés surgiront lors de la mise en œuvre de la gestion électronique des documents. Notons que sur la base de formulaires unifiés, des formats recommandés pour des documents largement utilisés ont déjà été élaborés et approuvés par arrêté du Service fédéral des impôts de Russie du 21 mars 2012 N ММВ-7-6/172@ : facture de marchandises (TORG-12) et certificat de réception des travaux (services). Ces documents peuvent être soumis par voie électronique à l'administration fiscale (pour confirmer les dépenses aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu et à d'autres fins à la demande de l'inspection) et aux contreparties.
3. Formes unifiées de documents comptables primaires
Depuis le 1er janvier 2013, la loi N 402-FZ n'exige plus l'utilisation de formulaires unifiés lors de la préparation des documents comptables primaires, mais leur utilisation est courante pour de nombreuses entités commerciales. De plus, le développement indépendant de formulaires de documents autres que les formulaires unifiés nécessite du temps, des connaissances particulières et des coûts supplémentaires pour la mise en place d'un logiciel pour les nouveaux formulaires, et l'utilisation de tels formulaires peut entraîner des difficultés de travail à la fois au sein de l'organisation et avec les contreparties.
La loi n° 402-FZ ne contient pas d'interdiction d'utiliser des formulaires unifiés, ils peuvent donc toujours être appliqués en approuvant une telle décision dans la politique comptable ou par un arrêté distinct du gestionnaire.
De plus, refuser d'utiliser tous les formulaires unifiés est assez risqué.
Dans l'information n° PZ-10/2012, le ministère des Finances de la Russie a noté que les formulaires de documents comptables primaires établis par les organismes autorisés conformément à d'autres lois fédérales et sur leur base restent obligatoires à utiliser (par exemple, les formulaires de documents de trésorerie). .
En effet, le Règlement sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces avec des billets et des pièces de la Banque de Russie sur le territoire de la Fédération de Russie (approuvé par la Banque de Russie le 12 octobre 2011 N 373-P) prévoit l'utilisation du formulaires unifiés suivants :
Bons de caisse des reçus et des dépenses (formulaires N KO-1 et KO-2) ;
- (formulaire N KO-4) ;
Livre de comptabilité des fonds acceptés et délivrés par le caissier (formulaire N KO-5) ;
Relevés de règlement et de paiement (formulaires N T-49 et T-53).
Ces formulaires sont approuvés par les résolutions du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998 N 88 et du 5 janvier 2004 N 1.
A noter qu'il ne s'agit pas tous de formulaires unifiés, dont l'utilisation est toujours obligatoire en 2013, malgré la liberté laissée de développer vos propres formulaires.
De plus, le fait de ne pas utiliser des formes de documents standardisées lors de l'enregistrement du travail et de son paiement peut entraîner des conséquences indésirables pour les organisations. La prochaine section de ce numéro spécial est consacrée à la problématique de l’utilisation de ces formulaires.
Il existe d'autres formes obligatoires de documents primaires. Cependant, l'exigence contenue dans la partie 4 de l'art. 9 de la loi N 402-FZ, générale : les formulaires doivent être approuvés par le chef de l'entité économique. Ainsi, afin d'éviter des désaccords avec les autorités de régulation, il est préférable d'approuver l'utilisation de formulaires unifiés par arrêté du gestionnaire ou de le prévoir dans la politique comptable.
4. Caractéristiques de l'utilisation de formes unifiées de primairedocuments comptables pour la comptabilité du travail et le paiement
La question de l'utilisation de formulaires unifiés pour documenter les événements survenant dans le domaine des relations de travail (embauche d'un salarié, lui accorder un congé, etc.) mérite une attention particulière.
Selon Rostrud, après l'entrée en vigueur de la loi N 402-FZ, c'est-à-dire à partir du 1er janvier 2013, les organisations non gouvernementales ont le droit d'utiliser les formes de documents comptables primaires élaborées par elles de manière indépendante (Lettre du 14 février 2013 NPG/1487-6-1) .
A titre d'exemple, Rostrud mentionne la carte personnelle du salarié (formulaire N T-2) et note que le document comptable principal doit contenir toutes les mentions obligatoires établies par la partie 2 de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ. Le formulaire de carte personnelle de l'employé (formulaire N T-2), ainsi que d'autres formulaires unifiés de documents comptables primaires pour l'enregistrement du travail et son paiement, ont été approuvés par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004. N 1 (ci-après dénommée Résolution N 1).
Dans le même temps, il convient de garder à l'esprit que les exigences relatives à l'utilisation de ce formulaire unifié pour le maintien de l'enregistrement militaire sont établies par l'article 27 du Règlement sur l'enregistrement militaire (approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie de novembre 27 2006 N 719 conformément à la clause 6 de l'article 8 de la loi fédérale du 28 mars 1998 N 53-FZ « sur le devoir militaire et le service militaire »).
Considérant la question de la préparation des documents primaires lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires, le ministère du Travail de Russie, dans la lettre n° 14-2-291 du 14 février 2013, a noté que les documents pertinents (notamment un certificat de voyage) doivent être établi selon les formes approuvées par la résolution n° 1.
Le ministère des Finances de la Russie dans l'information n° PZ-10/2012 a indiqué qu'à partir du 1er janvier 2013, les formulaires de documents comptables primaires établis par les organismes autorisés conformément à d'autres lois fédérales et sur la base de ces lois restent obligatoires.
En outre, il convient de noter que les exigences relatives aux documents comptables primaires contenues dans l'art. 9 de la loi N 402-FZ ne peut être appliqué que partiellement aux documents utilisés pour documenter des événements dans le domaine des relations de travail. Ainsi, dans la partie 5 de l'art. 9 de la loi N 402-FZ prévoit la possibilité d'établir un document comptable primaire sous forme électronique. Dans le même temps, le Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres actes juridiques réglementaires contenant des normes du droit du travail ne permettent pas une telle possibilité. Par exemple, au par. 3 article 26 du Règlement sur les particularités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 N 749, il est directement établi que le rapport de l'employé sur le travail effectué lors d'un voyage d'affaires est soumis par écrit à l’employeur. Des formulaires unifiés d'une mission officielle, un rapport sur son achèvement et une attestation de voyage sont également contenus dans la résolution n° 1.
Compte tenu de ce qui précède, nous pouvons conclure que l'exécution de documents utilisant des formulaires développés de manière indépendante pour l'enregistrement du travail et son paiement peut entraîner des réclamations de la part des autorités de contrôle, car le nouveau formulaire peut ne pas prendre en compte (pas pleinement) les exigences de la législation du travail pour un document spécifique.
Par exemple, il doit contenir des colonnes dans lesquelles il est nécessaire de saisir des informations sur le travail effectué, le transfert vers un autre emploi permanent et le licenciement (article 12 des Règles de tenue et de conservation des cahiers de travail, d'établissement des formulaires de cahier de travail et de leur fourniture aux employeurs, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 N 225). Dans le même temps, ces informations ne sont pas incluses dans la liste donnée dans la partie 2 de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ.
Ainsi, en ce qui concerne la préparation des documents sur la comptabilité et le paiement du travail, il est actuellement plus judicieux pour les organisations d'utiliser les formulaires unifiés approuvés par la résolution n° 1. Et, comme déjà noté, l'utilisation de ces formulaires unifiés conformément à Partie 4 de l'art. 9 de la loi N 402-FZ doit être approuvée soit par un arrêté distinct du chef de l'organisation, soit par une annexe à la politique comptable.
